Wspólnota mieszkaniowa powstaje z chwilą wyodrębnienia i zbycia pierwszego lokalu w danym budynku. Oznacza to, że wspólnoty mieszkaniowe powstają z mocy samego prawa. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kierowanie sprawami wspólnoty mieszkaniowej, jej reprezentowanie na zewnątrz, a także w stosunkach pomiędzy poszczególnymi właścicielami lokali a wspólnotą należy do zarządu. Przy czym, czynności zwykłego zarządu podejmowane są przez zarząd samodzielnie, a do podjęcia czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu niezbędna jest odpowiednia uchwała właścicieli lokali (w której właściciele wyrażają zgodę na dokonanie czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu).

W myśl obowiązującego prawa istnieją dwie formy sprawowania zarządu. Wspólnota mieszkaniowa może zarząd wybrać samodzielnie bądź ewentualnie dokonać jego powierzenia. Powierzenie zarządu nieruchomości np. w Warszawie dokonywane jest w umowie notarialnej o ustanowieniu odrębnej własności lokali (bądź w innej umowie w formie aktu notarialnego). Dokonując powierzenia zarządu właściciele lokali, mogą jednocześnie określić szczegółowo sposób zarządu nieruchomością wspólną. Jeśli nie zostanie jednak określony przez właścicieli sposób sprawowania zarządu przez osobę - której zarząd taki został powierzony - wówczas jest ona zobowiązana do gospodarowania nieruchomością wspólną zgodnie z przepisami ustawy. Natomiast wspólnoty mieszkaniowe, które nie dokonały powierzenia zarządu są zobowiązane do dokonania jego wyboru.       

Warto zaznaczyć jednocześnie, ze zgodnie z art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali, zmiany w zakresie ustalonego już sposobu sprawowania zarządu nieruchomością wspólną mogą nastąpić na podstawie stosownej uchwały właścicieli lokali.  

Zarząd wspólnoty może zostać powołany na czas określony (czyli kadencję) bądź też bezterminowo. Bezterminowe powołanie zarządu dotyczy sytuacji, gdy uchwała określa jedynie wybór członków zarządu nie wskazując terminu  sprawowania kadencji, na jaki zarząd jest powoływany. W takim przypadku zarząd wspólnoty pełni swoją funkcję do momentu odwołania go przez właścicieli lokali bądź po prostu rezygnacji członków zarządu ze sprawowanej funkcji. Jednocześnie zarząd wspólnoty (bądź poszczególni członkowie) mogą być w każdej chwili odwołani ze sprawowanej funkcji bez przyczyny uzasadniającej takie odwołanie.

Obowiązujące przepisy regulują również obowiązki dewelopera w zakresie sprawowania zarządu nieruchomością wspólną. Od chwili wybudowania budynku na deweloperze ciąży bowiem obowiązek  sprawowania nad nim zarządu. Warto podkreślić, że w początkowej fazie deweloper nie ma możliwości przekazania zarządu. Wspólnota mieszkaniowa może bowiem podjąć działalność dopiero po dopełnieniu formalności, czyli przede wszystkim zwołania pierwszego zebrania właścicieli i wyboru zarządu. Oznacza to, że dopiero ukonstytuowania się wspólnoty deweloper ma możliwość skutecznego przekazania zarządu nieruchomością wspólną szczególnie taka sytuacja występuje w dużych miastach we Wrocławiu czy w Warszawie. W związku z tym, deweloperzy zastrzegają sobie w umowach sprzedaży lokali, że: albo będą zarządzać samodzielnie nieruchomością przez określony czas, albo zarząd zostanie powierzony określonemu podmiotowi zewnętrznemu.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej może być zarówno wieloosobowy (bez górnej granicy) jak i jednoosobowy – o składzie zarządu decydują wyłącznie sami właściciele lokali.

W wielu wspólnotach mieszkaniowych np. podczas zarządzania nieruchomościami w Warszawie, wprowadza się ponadto funkcję przewodniczącego zarządu. Polega ona na nadaniu jednemu z członków zarządu dodatkowej funkcji.  Nadanie następuje albo w formie uchwały albo po prostu członkowie zarządu wybierają przewodniczącego zarządu (spośród swoich członków). Należy jednak zwrócić uwagę, że w myśl przepisów ustawy o własności lokali istnieje jedynie instytucja członka zarządu wspólnoty mieszkaniowej. Ustawodawca nie różnicuje praw poszczególnych jego członków. W praktyce oznacza to, że przewodniczącemu  zarządu nie można przypisywać zatem żadnych szczególnych czy dodatkowych uprawnień. Może on jedynie porządkować prace zarządu np. koordynować pracę zarządu czy też na bieżąco zwoływać zebrania zarządu.

Warto ponadto zaznaczyć, że nie można przyjmować, że podpis przewodniczącego zarządu potrzebny jest na każdym dokumencie. Zgodnie z przepisami ustawy o własności lokali, oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową (w przypadku zarządu wieloosobowego) składają co najmniej dwaj członkowie zarządu.

Analizując problematykę zarządu nieruchomością wspólną, należy również zastanowić się nad zagadnieniem tzw. zarządcy nieruchomości, a w szczególności czy w sytuacji istnienia zarządu konieczne jest dodatkowe zatrudnianie takiego zarządcy?

Przede wszystkim trzeba zdać sobie sprawę, że zarządca nieruchomości to profesjonalista, a więc osoba, która  zawodowo zajmuje się zarządem nieruchomościami. W związku z tym posiada szeroką wiedzę, umiejętności oraz doświadczenie w obszarze administrowania nieruchomościami. Zatrudnienie przez zarząd wspólnoty takiego profesjonalnego zarządcy w praktyce oznacza zatem dla niej duże odciążenie w zakresie wykonywania bieżących obowiązków.

Wiele wspólnot mieszkaniowych także w Warszawie, obawia się jednak zatrudnienia zarządcy. Przede wszystkim chodzi o ryzyko utraty kontroli nad własnością. Jest to jednak przeświadczenie mylne. Trzeba pamiętać, że ustawa o własności lokali gwarantuje właścicielom prawo do nieskrępowanego dostępu do dokumentacji oraz wszelkich czynności dokonywanych przez zarządcę w zakresie sprawowanego zarządu. Dotyczy to między innymi dostępu do faktur, wyciągów bankowych oraz umów wiążących wspólnotę na przykład z dostawcami mediów.