Rozważania w zakresie zarządzania nieruchomościami we wspólnotach mieszkaniowych warto rozpocząć od wskazania, że zarząd i administrowanie nieruchomościami we wspólnotach mieszkaniowych np. w Warszawie, to nie pojęcia tożsame. Tymczasem, w praktyce dość często używa się tych określeń w sposób zamienny, podczas gdy ich zakres znaczeniowy jest różny. Zarządzanie nieruchomością jest zdecydowanie szersze (obejmuje szerszy zakres czynności) niż administrowanie nią.

Z kolei definicja pojęcia wspólnoty mieszkaniowej stworzona została na podstawie ustawy o własności lokali z roku 1994 (ustawa ta weszła w życie 1 stycznia 1995 roku). Oznacza ogół właścicieli, których mieszkania wchodzą w skład nieruchomości. Natomiast same zasady funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej określają przepisy kodeksu cywilnego dotyczące współwłasności (art. 195 - 221 kc). Mówiąc najogólniej, każde działanie dotyczące bezpośrednio danej wspólnoty mieszkaniowej opiera się na podejmowaniu czynności związanych bądź z jej zarządzaniem bądź z administrowaniem.

Warto podkreślić, że obowiązki związane z zarządzaniem nieruchomościami we wspólnotach mieszkaniowych mogą wykonywać zarówno osoby wybrane spośród właścicieli, którzy należą do danej wspólnoty (osoba taka nie musi posiadać żadnych dodatkowych uprawnień), jak również profesjonalny zarządca nieruchomości, który będzie wykonywał swoje obowiązki odpłatnie. W praktyce, członkowie wspólnot dość często korzystają w tym zakresie z usług specjalistycznych firm zewnętrznych.

Osoba pełniąca zarząd nieruchomością wykonuje szereg konkretnych czynności związanych z zapewnieniem mieszkańcom bezpiecznej i komfortowej egzystencji. W tym zakresie zarządca nieruchomości zobowiązany między innym do wykonywania czynności dotyczących zarządzania majątkiem każdego z właścicieli lokalu danej wspólnoty mieszkaniowej.

Poza tym każda nieruchomość wymaga podejmowania czynności w zakresie administrowania. W tym obszarze zarządca nieruchomości powinien przygotować plan zarządzania nieruchomością. Taki plan znacząco ułatwia zarówno planowanie, jak i podejmowanie wszelkich decyzji dotyczących danej nieruchomości wspólnotowej.

W planie zarządzania nieruchomością należy zawrzeć przede wszystkim informacje dotyczące:

• analizy bieżącego stanu nieruchomości;
• potrzeb inwestowania;
• rozpisania planu założeń właścicieli nieruchomości.

Administrowanie nieruchomością najogólniej mówiąc, polega na dbaniu o jej dobry stan. Jest to zatem również pewna forma zarządzania, jednakże o dużo węższym zakresie. Najważniejsze usługi związane z administrowaniem to zatem nadzór bieżący nad sprawami bieżącymi związanymi z obsługą nieruchomości (np. utrzymywania czystości i porządku, a także zgłaszanie, rejestrowanie i usuwanie ewentualnych awarii, czy też pobieranie opłat i czynszu od członków wspólnoty mieszkaniowej). Zarządzanie nieruchomością, szczególnie w Warszawie, natomiast nakłada na zarządcę szereg poważnych obowiązków, których niedopełnienie grozi nierzadko również bardzo poważnymi konsekwencjami (nie tylko dla zarządcy ale również dla pozostałych członków danej wspólnoty mieszkaniowej).