W języku potocznym dość często stosuje się zamiennie pojęcia administrowania i zarządzania nieruchomościami (budynkami). Tymczasem nie są to pojęcia tożsame, gdyż oznaczają zupełnie coś innego. Najogólniej mówiąc, zarządzanie oznacza obowiązek podejmowania najważniejszych decyzji dotyczących obsługiwanej nieruchomości, natomiast administrowanie polega na bieżącej obsłudze nieruchomości.

Na czym polega zarząd nieruchomościami?

Zarząd nieruchomością to prowadzenie spraw i podejmowanie istotnych decyzji bezpośrednio związanych z nieruchomością. Zakres obowiązków zarządcy nieruchomości obejmuje między innymi odpowiedzialność za właściwy stan techniczny budynku (w tym bieżące wykonywanie niezbędnych napraw), planowanie i nadzorowanie prac konserwacyjnych i remontowych, a także wszelkie zadania związane ze sprzedażą czy wynajmem poszczególnych lokali. Zarządca nieruchomości odpowiada także za nadzór nad wszelkimi działaniami zleconymi (tj. realizowanymi przez zewnętrznych wykonawców i podwykonawców), zakres jego obowiązków to również dbanie o czystość oraz przeprowadzanie niezbędnych, okresowych kontroli technicznych oraz podejmowanie innych czynności związanych z nieruchomością.

Warto wspomnieć, że osoba wykonująca obowiązki zarządcy nieruchomości staje się jednocześnie głównym doradcą właściciela w najważniejszych kwestiach, przede wszystkim w sprawach dotyczących kierowania danym obiektem. Zarządca jest uprawniony również do reprezentowania właściciela nieruchomości przed organami administracji publicznej (rządowej oraz samorządowej), a także w postępowaniach sądami i właściwymi organami egzekucyjnymi. Do najważniejszych jego kompetencji należy ponadto opracowywanie i negocjowanie warunków umów w imieniu właściciela. W ramach sprawowanych obowiązków zarządca uprawniony jest również do przygotowywania aktów związanych z funkcjonowaniem nieruchomości, takich jak np. Statut Wspólnoty Mieszkaniowej, Regulamin Porządku Domowego czy też regulamin parkowania itd.

Na czym polega administrowanie nieruchomościami?

Administrowanie nieruchomościami z kolei koncentruje się na dbaniu o bieżące sprawy związanie z nieruchomościami. Jest zatem pojęciem dużo węższym niż zarząd nieruchomości. Przede wszystkim administrator nieruchomości (w przeciwieństwie do osoby sprawującej zarząd) nie jest uprawniony do reprezentowania właściciela danej nieruchomości przed organami państwowymi, nie może ponadto podejmować decyzji, które mogłyby wpłynąć zarówno na sytuację prawną jak i stan fizyczny administrowanych budynków.

Do podstawowych obowiązków administratora należą natomiast sprawy związane z dokonywaniem bieżących przeglądów technicznych budynku, a także utrzymywanie czystości i prowadzenie spraw związanych z wywożeniem odpadów, wykonywanie bieżących napraw, usuwanie awarii oraz obsługa finansowa nieruchomości (w tym ściąganie opłat czynszowych).

Z przedstawionych wyżej informacji na temat zarządzania i administrowania nieruchomościami wynika, że administrowanie nieruchomościami jest często po prostu częścią szerszego zarządzania nią. W praktyce bowiem obowiązki, które spoczywają na administratorze, są również realizowane przez osobę sprawującą zarząd nad nieruchomością. Przy czym kompetencje zarządcy w zakresie sprawowania pieczy nad nieruchomością są dużo szersze i bardziej rozległe.

Najprościej mówiąc zatem, administrowanie to bieżące działania, które mają na celu zapewnienie swobodnego korzystania z nieruchomości przez jej mieszkańców (lokatorów). Na zakończenie warto jeszcze wspomnieć, że zarówno zarząd nieruchomości jak i administrowanie nią, może być powierzone (odpłatnie) specjalizującym się w tej dziedzinie firmom.